Mengapa Manajemen harus ada dalam Organisasi ?

Organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

Secara klasik, manajemen adalah ilmu atau seni tentang penggunaan sumber daya secara efisien, efektif, dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Manajemen merupakan ilmu terapan yang penerapannya disesuaikan dengan ruang lingkup fungsi organisasi, bentuk kerja sama manusia di dalam organisasi, dan ruang lingkup masalah yang dihadapi. Di bidang kesehatan, manajemen diterapkan untuk mengatur perilaku staf yang bekerja di dalam organisasi (institusi pelayanan) kesehatan untuk menjaga dan mengatasi gangguan kesehatan pada individu atau kelompok masyarakat secara efektif, efisien, dan produktif. Sehat adalah suatu keadaan optimal, baik jasmani maupun rohani serta sosial ekonomi, dan tidak hanya terbatas pada keadaan bebas dari penyakit atau kelemahan fisik dan mental saja (WHO, 1946). Di Indonesia pengertian sehat dituangkan dalam UU Pokok Kesehatan RI No.9 tahun 1960.

            Menurut Notoatmodjo (2003) dalam buku Manajemen Kesehatan dan Rumah Sakit, manajemen kesehatan adalah suatu kegiatan atau suatu seni untuk mengatur para petugas kesehatan dan nonpetugas kesehatan guna meningkatkan kesehatan masyarakat melalui program kesehatan.

            Sesuai dengan tujuan sistem kesahatan, yakni peningkatan derajat kesehatan yang setinggi-tingginya, maka manajemen kesehatan tidak dapat disamakan dengan manajemen niaga yang lebih berorientasi pada upaya mencari keuntungan berupa uang untuk pemilik perusahaan (profit oriented) melainkan manajemen kesehatan berorientasi memberikan manfaat pelayanan secara optimal pada masyarakat (benefit oriented) oleh karena organisasi kesehatan lebih mementingkan pencapaian kesejahteraan umum.

Kenapa Semua Organisasi Membutuhkan  Manejemen ?

Karena semua bentuk organisasi dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan, membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian tujuan menjadi lebih mudah.

Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya manajemen dalam organisasi, yaitu:

1.    Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian tujuan organisasi dan pribadi.

2.   Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan, konsumen, pemasok dan lain-lain.

3.   Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi.

Ada empat fungsi manajemen sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses manajemen adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan (planning)

Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi, dan mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.

2.  Pengorganisasian (organizing).

Proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat., meliputi penetapan dimana keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta siapa yang akan bekerja untuk siapa.

3.    Memimpin (leading).

Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.

 4. Pengendalian (controlling).

Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi yan diperlukan.

Belakangan ini para manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Perubahan ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan manajemen “baru”. Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss, sedangkan manajer gaya baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin kelompok atau konsultan internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama mengambil keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari orang lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja lebih lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.

     Subsistem Manajemen Kesehatan

Subsistem adalah bagian dari sistem yang membentuk sistem pula. Dalam sistem kesehatan nasional, subsistem manajemen kesehatan adalah tatanan yang menghimpun berbagai upaya administrasi kesehatan yang didukung oleh pengelolaan data dan informasi, pengembangan dan penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta pengaturan hukum kesehatan secara terpadu dan saling mendukung, guna menjamin tercapainya derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.

Subsistem manajemen kesehatan terdiri dari empat unsur utama yaitu:

1.      Administrasi kesehatan, adalah kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian serta pengawasan dan pertanggungjawaban penyelenggara pembangunan kesehatan.

2.      Informasi kesehatan, adalah hasil pengumpulan dan pengolahan data yang merupakan masukan bagi pengambilan keputusan di bidang kesehatan.

3.      Ilmu pengetahuan dan teknologi, adalah hasil penelitian dan pengembangan yang merupakan masukan bagi pengambilan keputusan di bidang kesehatan.

4.      Hukum kesehatan, adalah peraturan perundang-undangan kesehatan yang dipakai sebagai acuan bagi penyelenggara pembangunan kesehatan.

 Definisi

Menurut Permenkes No.75 tahun 2014 tentang pusat kesehatan masyarakat, disebutkan bahwa Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya (Depkes, 2014).

Penerapan Manajemen di Puskesmas

Untuk dapat melaksanakan usaha pokok puskesmas secara efisien, efektif, produktif, dan berkualitas, pimpinan puskesmas harus memahami dan menerapkan prinsip-prinsip manajemen. Penerapan manajemen kesehatan di puskesmas terdiri dari :

1.  Micro Planning (MP)

Merupakan perencanaan tingkat puskesmas. Pengembangan program puskesmas selama 5 tahun disusun dalam MP.

2. Lokakarya Mini Puskesmas (LKMP)

Merupakan bentuk penjabaran MP kedalam paket-paket kegiatan program yang dilaksanakan oleh staf, baik secara individu maupun berkelompok. LKMP dilaksanakan setiap tahun.

3.  Local Area Monitoring (LAM) atau PIAS-PWS (Pemantauan Ibu dan Anak Setempat-Pemantauan Wilayah Setempat)

Merupakan sistem pencatatan dan pelaporan untuk pemantauan penyakit pada ibu dan anak atau untuk penyakit menular yang dapat dicegah dengan imunisasi. LAM merupakan penjabaran fungsi pengawasan dan pengendalian program. LAM yang dijabarkan khusus untuk memantau kegiatan program KIA disebut dengan PIAS. Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP) adalah kompilasi pencatatan program yang dilakukan secara terpadu setiap bulan.

Stratifikasi puskesmas merupakan kegiatan evaluasi program yang dilakukan setiap tahun untuk mengetahui pelaksanaan manajemen program puskesmas secara menyeluruh. Penilaian dilakukan oleh tim dari Dinas Kesehatan Provinsi dan Kabupaten/Kota. Data SP2TP dimanfaatkan oleh puskesmas untuk penilaian stratifikasi (Muninjaya, 2004).

Supervisi rutin oleh pimpinan puskesmas dan rapat-rapat rutin untuk koordinasi dan memantau kegiatan program. Supervisi oleh pimpinan, monitoring, dan evaluasi merupakan penjabaran fungsi manajemen (pengawasan dan pengendalian) di puskesmas (Tabel 2.1) (Muninjaya, 2004).

Planning	Mikro planning, perencanaan tingkat puskesmas
Organizing	Struktur organisasi, pembagian tugas, pembagian wilayah kerja, pengembangan program puskesmas
Actuating	Lokakarya mini puskesmas, kepemimpinan, motivasi kerja, koordinasi, komunikasi melalui rapat rutin bulanan untuk membahas aktivitas harian dan kegiatan program
Controlling	PIAS, LAM, PWS KIA, supervise, monitoring, evaluasi, audit internal keuangan di puskesmas

Tabel 2.1 Penerapan Fungsi Manajemen di Puskesmas

Sumber: Muninjaya, 2004

Subsistem Manajemen Puskesmas

Dalam upaya menunjang pengembangan program pokok puskesmas, puskesmas memiliki enam subsistem manajemen, yaitu (Muninjaya, 2004):
1.  Subsistem pelayanan kesehatan

Berupa promosi, pencegahan, pengobatan, rehabilitasi medis dan social.

2.  Subsistem manajemen keuangan

·        Jenis anggaran yang digunakan terdiri dari dana rutin (gaji pegawai) dan dan operasional/proyek untuk masing-masing program.

·         Sumber anggaran, sejak otonomi daerah yang ditetapkan berdasarkan UU No. 22 dan 25 tahun 1999 sumber dana puskesmas sebagian besar dari APBD kabupaten/kota yang disalurkan melalui dinas kesehatan kabupaten/kota. Hanya sebagian kecil yang berasal dari APBN. Puskesmas juga mendapat dana dari sumber-sumber lain yang sah dan tidak mengikat.

·        Pimpinan puskesmas menunjuk bendahara puskesmas, ada yang menjadi bendahara proyek (mencatat dan melaporkan dana operasional kegiatan proyek) dan bendahara rutin (mengurusi). 

3. Subsistem manajemen logistik
Setiap program membutuhkan dukungan logistik yang jumlah dan jenisnya berbeda-beda. Kebutuhan ini disusun dalam Lokakarya Mini Puskesmas (LKMP). Agar praktis biasanya kebutuhan logistik puskesmas disediakan oleh dinas kesehatan kabupaten/kota dan BKKBN (khusus untuk program KB) dengan dana yang sudah dialokasikan setiap tahun. Pimpinan puskesmas mempunyai wewenang dan wajib memeriksa administrasi barang dan obat secara rutin.

·         4. Subsistem manajemen personalia
       meningkatkan motivasi kerja staf, sistem intensif perlu diterapkan sesuai dengan ketentuan yang disepakati bersama. Selain itu pemberian penghargaan oleh pimpinan kepada staf yang berprestasi akan membantu meningkatkan motivasi mereka.

·         Untuk manajeman personalia di puskesmas, dokter selaku manajer puskesmas tidak diberikan wewenang untuk mengangkat staf kecuali puskesmas menyisihkan dana sendiri untuk membayar honor staf. Akan tetapi dokter berhak mengusulkan kebutuhan staf (jumlah dan jenis) ke Dinkes kabupaten/kota.

·         Pertemuan antara pimpinan dengan staf sebaiknya diadakan secara rutin dalam pertemuan

  5.  Subsistem pencatatan dan pelaporan
Laporan yang dibuat oleh puskesmas antara lain:

·        Laporan harian (melaporkan adanya kejadian luar biasa (KLB) penyakit tertentu

·        Laporan mingguan (melaporkan kegiatan penanggulangan penyakit diare)

·        Laporan bulanan (ada 4 jenis, LB1 berisi data kesakitan, LB2  berisi data kematian, LB3 berisi data program gizi. KIA, KB, dan P2M, LB4 untuk obat-obatan). 

http://syatriya.blogspot.co.id/2012/10/kenapa-semua-organisasi-membutuhkan.html